A külföldi cégalapítás 5+1 legnagyobb buktatója

A külföldi cégalapítás töretlenül népszerű a növekedésre törekvő vállalkozásoknál, azonban leszögezhetjük, hogy a folyamat általában nem egyszerű, nagy körültekintést igényel és számtalan buktatóval járhat. Az elmúlt 25 évben sok alkalommal fordultak hozzánk olyan segítség kéréssel, hogy a már megalapított vállalkozás üzemeltetése valamilyen okból ellehetetlenült. Sajnos sok esetben egy rosszul kiválasztott helyszín vagy egy hibásan felépített struktúra végeredménye egy költséges, azonban használhatatlan rendszer, aminek a szabályszerű megszüntetése ismételt költségekkel jár.

Az előzőek miatt is hívjuk fel minden lehetséges alkalommal ügyfeleink figyelmét a pontos tervezésre, a környezeti elemzésekre és a jogszabályi változások követésének fontosságára.

Nézzük, hogy mik is a legnagyobb buktatók a külföldi cégalapítás során.

1. Jogszabályi különbségek és megfelelés

A külföldi jogszabályok és előírások jelentősen eltérhetnek a hazaitól. Hazánkban a kontinentális jogrend és az ehhez kapcsolódó eljárásrend a megszokott. Ezzel szemben számtalan népszerű külföldi cégalapítási helyszínen az angolszász jogrend az alkalmazott. A cégalapítás folyamata, az elvárt okmányok és a végeredményül készülő dokumentumok nem feltétlenül azonosak az itthon megszokottakkal.

A helyi adótörvények, munkavállalói jogok, környezetvédelmi előírások teljesen más logikai elven vannak felépítve és működtetve.

Megfelelő tanácsadó igénybevételével elkerülhetőek a bírságok vagy jogi problémák.

Praktikus tanácsok:

• A lakcímkártya a legtöbb országban nem ismert okmány. Helyette bankszámlakivonat vagy közüzemi számla az elfogadott lakcímigazolás. Érdemes előre készülni ezekkel.
• Személyi igazolvány helyett az útlevél a megszokott azonosítási okmány a legtöbb nem európai országban. Ha van rá lehetőség, akkor célszerűbb ezzel azonosítani magunkat.
• A cégforma kiválasztásakor kérjük ki tanácsadó véleményét. Az angolszász Limited cégforma nem Kft-t jelent, a hazai jogban nem létezik ehhez hasonló intézmény. Egyszerűen és szakmaiságot nélkülözve korlátolt felelősségű részvénytársaságként jellemezhetjük.
• Sok államban előírás az úgynevezett „titkár” kijelölése. Ezt – mint professzionális szolgáltatást – sok esetben a regisztrátorok nyújtják, azonban a tulajdonos jogosult kijelölni bárkit.
• Érdemes előzetesen tájékozódni a cég dokumentumainak típusával kapcsolatban. Meglepetés érhet minket pl. USA esetében, ahol a legtöbb államban nincs a cégnek papíralapú dokumentuma, kizárólag elektronikus.
• Érdemes ellenőrizni a hitelesítési lehetőségeket. Azon országokban, akik nem részesei az Apostille egyezménynek (Pl.: Egyesült Arab Emírségek), ott a hiteles dokumentumok beszerzése igen időigényes és magas költségekkel jár.
• Speciális tevékenységek esetében járjunk utána vagy kérdezzük meg tanácsadónkat az engedélyezéssel kapcsolatos előírásokról.

2. Adózási kérdések és kettős adóztatás

A helyi adótörvények sok esetben teljesen más logikai elven vannak felépítve, mint az általunk megszokott. Legtöbbször egyszerűbb és könnyebben átláthatóak az adminisztrációs kötelezettségek, azonban felelős döntés meghozatala előtt erről informálódni szükséges.

Egyes országok adórendszerei kedvezőbbek, de fontos figyelembe venni az anyaország adózási szabályait is a kettős adóztatás elkerülésére vonatkozó egyezmények figyelembevételével.

Egy offshore cégalapítás számtalan előnyt tartogat, de kockázat a nemzetközi adóhatóságok szemében. A felhasználását erősen korlátozzák a nemzeti jogszabályok és a pénzintézetek kockázatkerülő gyakorlata miatti szigorú átvilágítások.

Egy alacsony adókulcsú ország esetén többek között vizsgálandó a helyi rezidencia kérdése, a teljesítés helyének kérdése, az esetleges forrásadó kérdése, illetve a felvett osztalék adózásának helye és mértéke. Ezekre a kérdésekre pontos választ csak mindkét érintett ország saját szabályozásának és a két ország közötti egyezmény rendelkezéseinek ismeretében kaphatunk.

Az adótervezés és modellezés a döntést megelőző egyik legfontosabb teendő.

Ahhoz, hogy felelős döntést lehessen hozni a cégalapítással vagy annak helyszínével kapcsolatban, elengedhetetlen, hogy a helyi adószabályokkal alapszinten tisztában legyünk.

Praktikus tanácsok:

• Tájékozódjunk az alapvető adószabályokról. Nézzük meg az adott ország adóhivatalának honlapját.
• Vegyük figyelembe, hogy a legtöbb országban nincs úgynevezett egyablakos rendszer, így az adószám nem azonnal generálódik. A folyamat akár több hetet vagy hónapot igényelhet.
• Néhány európai országban az áfa felszámítására jogosító adószám kiváltásának feltételei vannak (pl.: árbevétel küszöb)
• Tudakozódjunk a könyvelési kötelezettségekről és a könyvviteli szolgáltatók díjairól.

3. Kulturális különbségek és üzleti szokások

A helyi kultúra és üzleti etikett ismerete nagyban befolyásolhatja a cég sikerességét. A hazánkban megszokott tárgyalási szokások, munkamorál és kapcsolatépítés rutinjai sem tőlünk nyugatra, sem keletre nem működnek. Abban az esetben, ha tevékenységünket helyben is végezni kívánjuk, akkor fel kell készülni az adott ország üzleti kultúrájába tartozó megszokott rutinokból.

Terjeszkedés esetén érdemes helyi partnereket keresni vagy kulturális tanácsadóval dolgozni. Egy helyben lévő, szokásokat jól ismerő partner nagyban megkönnyítheti az eleinte mindig nehézkes adminisztrációt és a kapcsolatépítést.

Az üzleti kulturális szokások ismerete és betartása nem várt módon megkönnyítik a beilleszkedést, a partnerekkel való kapcsolatok kiépítését és gördülékeny üzemeltetést.

Változó mértékben, de minden ország közhivatalaira jellemző a bürokratikus ügykezelés. A hivatali kapcsolattartási szokások ismerete nélkül a folyamatok lassabbak és nehézkesebbek lesznek. 

Praktikus tanácsok:

• Tájékozódjunk az országra jellemző alapvető kulturális szokásokról vagy bízzunk meg egy szakértőt a kapcsolatok kiépítésével.
• Keressünk helyi partnereket a beilleszkedés elősegítésére.
• Professzionális szolgáltatón keresztül intézzük az első lépéseket, keressünk megfelelő tanácsadót.

4. Nyelvi akadályok és kommunikációs kihívások

A nyelvi akadályok a külföldi cégalapítás egyik legjelentősebb buktatói lehetnek, különösen akkor, ha az adott országban nem beszéled folyékonyan a helyi nyelvet. Az üzleti siker sok esetben azon múlik, hogy mennyire pontosan és hatékonyan tudunk kommunikálni partnereiddel, ügyfeleiddel és a helyi hatóságokkal. A kommunikációs zavarok félreértéseket, hibás döntéseket és hosszú távú problémákat okozhatnak.

A nyelvi korlátok megnehezíthetik a mindennapi üzleti működést, szerződések megértését és kommunikációt. Az üzleti élet nyelve köztudottan az angol. Gyakorlatilag minden országban számíthatunk rá, hogy az üzleti szolgáltatók angolul fognak kommunikálni velünk.

Az első nehézségek általában a könyvelők, a közhivatalok és az egyéb adminisztrációhoz kapcsolódó szolgáltatóknál merülhetnek fel. Angol nyelven megfelelő szinten kommunikálni képes könyvelőt a nem angol nyelvhonos országok kivételével az esetek túlnyomó többségében nem könnyű találni.

Az üzleti világban rendkívül fontos a szerződések, szabályzatok, pénzügyi dokumentumok pontos értelmezése. Amennyiben nem ismerjük a helyi nyelvet, könnyen félreérthetjük a jogi előírásokat vagy szerződési feltételeket, ami akár pénzbeli vagy jogi következményekkel járhat.

Még ha a nyelvet valamennyire is beszéljük is, a jogi és üzleti nyelv sokszor speciális terminológiát használ. Egyetlen rosszul értelmezett jogi passzus komoly hátrányokat okozhat. Például egy szerződés apróbetűs részeiben gyakran rejtőznek olyan feltételek, amelyek nem egyértelműek nyelvi ismeretek nélkül.

Egy sikeres tárgyalás gyakran azon múlik, hogy a résztvevők képesek-e pontosan közvetíteni szándékaikat. Ha egy nyelvet nem beszélünk anyanyelvi szinten, előfordulhat, hogy bizonyos árnyalatok, finom jelentésbeli különbségek elkerülik a figyelmünket, ami félreértéseket okozhat. Egy félreértelmezett gesztus vagy kijelentés akár elronthatja az üzleti kapcsolatot is.

A nyelvi nehézségek mellett a kommunikációs stílus is eltérő lehet különböző kultúrákban. Például egyes országokban közvetlenebb, míg máshol diplomatikusabb kommunikációs stílus az elvárt. Ha ezeket nem ismerjük fel, akkor félreértések alakulhatnak ki. Nyelvi tudás hiányában nehezebb alkalmazkodni a helyi üzleti szokásokhoz. Például egy japán üzletemberrel való tárgyalás más etikett-szabályokat kíván meg, mint egy amerikaival.

Praktikus tanácsok:

• Profi fordítók alkalmazása, többnyelvű munkatársak.
• Fontos jogi és pénzügyi dokumentumok fordítása esetén mindenképpen profi fordítót vagy fordítóirodát érdemes bevonni. Ők garantálják a pontos fordítást, és segítenek a specifikus szakterminológia helyes használatában.
• Érdemes olyan szakembereket keresni, aki beszéli a nyelvet és ismeri az adott ország üzleti kultúráját. Ő hidat képezhet köztünk és a helyi piac között, minimalizálva a kommunikációs félreértéseket.
• Nem csak a nyelvet, hanem a helyi kultúrát is érdemes megismerni. Számos kulturális tanácsadó és tréningprogram áll rendelkezésre, hogy felkészítsenek a különböző kulturális normákra és üzleti etikettekre, ami javítja az üzleti kapcsolatok minőségét.

5. Dokumentális különbségek, rejtett költségek

A külföldi vállalkozás indítása során gyakran előfordul, hogy a helyi dokumentációs követelmények és a rejtett költségek meglepetéseket okoznak. Minden ország eltérő bürokratikus rendszerekkel, szabályozásokkal és adminisztratív előírásokkal rendelkezik, amelyek bonyolíthatják a cégalapítás folyamatát. Ezek a különbségek időigényesek és költségesek lehetnek, ha nem számítunk rájuk előre.

A legtöbb országban elvárják, hogy a külföldi cégalapításhoz szükséges dokumentumok (pl. cégbejegyzési okirat, alapszabályok, szerződések) az adott ország nyelvén legyenek benyújtva. Ezért ezeket a dokumentumokat le kell fordítani, gyakran hivatalos vagy hitelesített fordítót kell igénybe venni. Ezek a fordítási költségek jelentős összeget jelenthetnek, különösen, ha több dokumentumot kell lefordítani.

Bizonyos esetekben a fordításon túl a dokumentumokat hivatalosan hitelesíttetni is kell, például közjegyzővel vagy a helyi hatóságokkal. Ez további költségeket és időt jelenthet, mivel egyes országokban hosszabb időt vesz igénybe a hitelesítési folyamat.

Minden országban eltérő szabályok vonatkoznak a cégbejegyzésre, adózásra, munkajogi előírásokra és egyéb adminisztratív kötelezettségekre. Ha ezekkel a jogi és szabályozási követelményekkel nem vagyunk tisztában, akár jelentős bírságokat is kaphatunk. Például, ha nem megfelelően nyújtjuk be a bejegyzési kérelmet, vagy ha hiányosak a szükséges dokumentumok, visszautasíthatják a kérelmet, ami késlekedést és további költségeket eredményezhet.

A cégalapításon túl számos országban kötelező rendszeres bejelentéseket tenni az adóhatóságok és más hivatalok felé. Ezek az adminisztratív terhek költséggel és idővel járnak.

Egy új országban való cégalapításkor gyakran szükség van helyi jogi tanácsadók és könyvelők igénybevételére, akik ismerik a helyi törvényeket és szabályozásokat. Ezek a szakértők jelentős költséget jelenthetnek, mivel a jogi és pénzügyi szolgáltatások díjai országonként változóak. Ráadásul, ha bonyolult jogi kérdésekkel kell foglalkozni (pl. szellemi tulajdon védelme, helyi munkajogi előírások betartása), a költségek gyorsan emelkedhetnek.

Sok ország különböző könyvelési szabályokat alkalmaz, amelyeket be kell tartani. Ha nem alkalmazkodsz ezekhez a szabályokhoz, büntetést kaphatsz, és szükségessé válhat egy helyi könyvelő vagy könyvvizsgáló felvétele, ami szintén költségekkel jár.

Egyes iparágakban külön engedélyekre vagy licenszekre van szükség ahhoz, hogy egy vállalkozás működhessen. Ezek megszerzése költséges és időigényes lehet. Az engedélyek gyakran megújítást igényelnek, és ezek a folyamatok rendszeres adminisztratív költségekkel járhatnak.

Ha fizikailag jelen kell lenni egy országban (pl. bolt, iroda vagy gyár működtetéséhez), akkor gyakran külön engedélyek szükségesek az ingatlan használatához vagy az üzleti tevékenység megkezdéséhez. Ezek megszerzése és a folyamatos megfelelőség fenntartása további költségeket eredményezhet.

Sok országban bürokratikus költségekkel kell számolni, mint például a bejegyzési díjak, a hivatalos eljárási díjak vagy a különféle helyi adók. Ezek a költségek idővel összeadódnak, és ha nem tervezzük meg őket előre, váratlan pénzügyi problémákat okozhatnak.

A cégalapítási folyamat néhány helyen lassú és bürokratikus. Az adminisztratív feldolgozási idő meghosszabbodása késleltetheti az üzleti tevékenység megkezdését, ami további költségekkel járhat, például bérleti díjak fizetése egy üresen álló iroda után vagy a termelés megkezdésének késése.

Praktikus tanácsok:

• Érdemes alaposan feltérképezni az adott ország cégalapítási követelményeit és dokumentációs előírásait. Ehhez hasznos lehet tanácsadókat és szakértőket bevonni már a tervezési szakaszban, hogy előre felmérhessük a várható rejtett költségeket és a bürokratikus követelményeket. Elkerülhetjük a váratlan költségeket professzionális szolgáltató bevonásával, akik minden várható költséget előre képesek jelezni. Ez segíthet elkerülni a pénzügyi nehézségeket a folyamat során.Olyan helyi szakértőkkel érdemes együttműködni, akik pontosan ismerik a helyi szabályozásokat és segíteni tudnak a dokumentáció elkészítésében és benyújtásában. Ők segíthetnek a költségek optimalizálásában és a gyorsabb ügyintézésben.
• Mielőtt bármilyen üzleti tevékenységbe kezdünk, előzetesen tájékozódjunk az iparág-specifikus engedélyekről és licenszekről, valamint azok beszerzésének folyamatáról és költségeiről. Ha ezekről az információkról előre tájékozódunk, elkerülhetjük a késedelmeket és bírságokat.

A külföldi cégalapítás során a dokumentális különbségek és a rejtett költségek komoly akadályokat jelenthetnek, de megfelelő előkészítéssel és tervezéssel ezek a kockázatok minimalizálhatók.

+1 Banki és pénzügyi nehézségek

A banki és pénzügyi nehézségek komoly kihívásokat jelenthetnek egy külföldi cég alapítása során. Az eltérő pénzügyi rendszerek, szabályozások, valamint a banki szolgáltatások közötti különbségek megnehezíthetik a pénzügyi tranzakciókat, a tőkebevonást és a pénzügyi tervezést. Ezek a nehézségek idő- és költségigényesek lehetnek, és ha nem kezeled őket megfelelően, komoly hátrányt jelenthetnek a vállalkozásod számára.

Sok országban a külföldi állampolgárok számára nem egyszerű folyamat a vállalati bankszámla nyitása. A helyi szabályozások miatt akár több hetet is igénybe vehet a folyamat, és számos dokumentumot kell bemutatni, például cégbejegyzési iratokat, igazolásokat és személyes okmányokat. Legtöbb esetben személyesen kell megjelenni a bankban, ami szintén bonyolultabbá teheti az eljárást.

Egyes országokban szigorú pénzmosás-ellenes szabályok (AML – Anti-Money Laundering) és ügyfélazonosítási előírások (KYC – Know Your Customer) vannak érvényben, amelyek megnehezítik a bankszámla nyitását. Ha nem vagyunk tisztában ezekkel a követelményekkel, elhúzódhat a folyamat, vagy akár el is utasíthatják a bankszámla megnyitását.

Ha külföldi céget alapítunk, előfordulhat, hogy gyakran kell valutát váltanunk.. Az árfolyam-ingadozások jelentős veszteségeket okozhatnak, ha az adott ország valutája volatilis. Egy erős helyi valuta például csökkentheti az exportőrök versenyképességét, míg egy gyengébb valuta növelheti a működési költségeket.

A valutaváltás díjai szintén jelentős költséget jelenthetnek. A bankok és pénzügyi intézmények általában díjat számítanak fel a nemzetközi átutalások és valutaváltások során, amelyek hosszú távon jelentősen növelhetik a működési költségeket.

A nemzetközi átutalások hosszabb időt vehetnek igénybe és magasabb költségekkel járhatnak. A tranzakciós díjak, átváltási árfolyamok és egyéb banki költségek megemelhetik a működési költségeket. Bizonyos országokban a banki rendszerek lassabbak és kevésbé digitalizáltak, ami további problémákat okozhat.

Ha különböző országokban van bankszámlánk, ez bonyolultabb pénzügyi tervezést és könyvelést kíván meg. A különböző bankszámlák közötti mozgások nyomon követése és a pénzügyi tranzakciók kezelése sokkal időigényesebbé válik, különösen, ha több valutában dolgozunk.

Praktikus tanácsok:

• Olyan nemzetközi bankokkal érdemes együtt dolgozni, amelyek nagy tapasztalattal rendelkeznek külföldi cégek kiszolgálásában, és amelyeknél gyorsabb és egyszerűbb a bankszámla nyitás folyamata. Az is előnyös, ha a bank nemzetközi pénzmozgásokra és több valutára is specializálódott szolgáltatásokat kínál.
• Hasznos lehet olyan digitális platformok használata, amelyek alacsonyabb díjakat és kedvezőbb árfolyamokat kínálnak, mint a hagyományos bankok. Például bizonyos fintech cégek jelentős megtakarítást nyújthatnak nemzetközi átutalásoknál és valutaváltásoknál.
• Fontos, hogy kialakítsunk egy stratégiát az árfolyamkockázatok kezelésére, például határidős devizaügyleteket segítségével, amelyek lehetővé teszik a jövőbeli árfolyamok rögzítését. Ezzel elkerülhetjük az árfolyam-ingadozások miatti veszteségeket.
• Érdemes kihasználni a modern fintech megoldásokat, amelyek lehetővé teszik a gyorsabb és olcsóbb nemzetközi átutalásokat, valamint az egyszerűbb valutaváltást és pénzügyi tranzakciók kezelését. Például olyan platformok, mint a Wise,  Revolut vagy Currenxie segítségével csökkenthetők a nemzetközi pénzmozgások költségei.

A külföldi cégalapítás nagy lehetőségeket rejt magában, a megfelelő felkészülés és a potenciális buktatók előzetes felmérése elengedhetetlen a sikerhez. Szakértők segítségével ezek a kihívások minimalizálhatók.