Nagyon fontos tudni a döntést megelőzően, hogy ma már az Egyesült Arab Emirátusok, vagy a legismertebb üzleti és turisztikai területe, Dubaj nem feltétlenül az egyszerűsége miatt vonzó vállalkozási helyszín.

Az offshore működtetés ideje elmúlt, a jelenleg előszeretettel használt cégformák pedig adminisztratív és iratőrzéssel járó kötelezettségeket rónak az itt bejegyzett vállalkozásokra.

Az Egyesült Arab Emírségek (UAE) az elmúlt években jelentősen modernizálta adó- és társasági jogi környezetét. A 2018-ban bevezetett áfa (VAT), majd a 2023-tól alkalmazandó társasági adó (Corporate Tax) új dokumentációs és iratmegőrzési kötelezettségeket hozott a vállalkozások számára. Bár az Emirátusokban számos free zone működik, az iratmegőrzési szabályok többsége szövetségi szinten egységes, és a zónák csak ritkán térnek el érdemben.

Az alábbiakban összefoglalom a legfontosabb megőrzési határidőket és jogszabályi hátteret.

Az UAE jogrendszere kifejezetten hangsúlyozza a megfelelő könyvvezetést és dokumentációt. A nem megfelelő iratmegőrzés adóbírsághoz vezethet, megnehezítheti az auditokat, veszélyeztetheti a free zone státuszt, akadályozhatja a banki és befektetői átvilágítást.

A gyakorlatban az iratmegőrzési kötelezettséget három fő jogterület határozza meg

– a társasági jog,

– az áfa-szabályozás,

– a társasági adó szabályozás.

A számviteli és társasági dokumentumok megőrzésének alapkötelezettséget a Federal Decree-Law No. 32 of 2021 on Commercial Companies tartalmazza.

Ez alapján a társaság köteles számviteli könyveit és nyilvántartásait legalább 5 évig megőrizni az adott pénzügyi év végétől. Tipikusan ide tartoznak a főkönyv és az analitikák, a pénzügyi kimutatások, a számlák, az üzleti nyilvántartások, az igazgatósági határozatok (jó gyakorlatként).

Ez az 5 éves minimum a legtöbb free zone-ban is irányadó, ha a zóna szabályzata nem ír elő hosszabb időt.

VAT (áfa) dokumentumok megőrzésére vonatkozóan a Federal Decree-Law No. 8 of 2017 on VAT és annak végrehajtási rendeletei irányadóak.

Az általános megőrzési idő az áfával kapcsolatos dokumentumokra szintén minimum 5 év. Ezt a bevallással érintett adóidőszak végétől kell számítani. Ide tartoznak a kiállított és befogadott számlák, a VAT-bevallások, az import-export dokumentumok és az adóalátámasztó nyilvántartások.

Vannak fontos kivételek. Bizonyos esetekben hosszabb megőrzési idő kötelező. Például a

tőkeeszközökkel kapcsolatos nyilvántartások (10 év), az ingatlanhoz kapcsolódó VAT dokumentumok (akár 15 év). Ez különösen fontos ingatlan- vagy eszközigényes vállalkozásoknál.

Társasági adót (Corporate Tax) érintő dokumentumok esetén a 2023-tól hatályos Federal Decree-Law No. 47 of 2022 on Taxation of Corporations and Businesses új, hosszabb megőrzési kötelezettséget vezetett be. A kötelező megőrzési idő az adózást alátámasztó dokumentumoknál legalább 7 év, az adott adóidőszak végétől. Ez a gyakorlatban érinti a

pénzügyi beszámolókat, a transzferár-dokumentációt, a szerződéseket (ha adózást érintenek),

a főkönyvi kivonatokat, valamint minden adóalátámasztó bizonylatot.

Fontos, hogy ez a kötelezettség a free zone cégekre is vonatkozik, még akkor is, ha azok 0%-os kedvezményes adókulcs alá esnek.

A szerződések megőrzése esetén mi a biztonságos gyakorlat? Az UAE jog nem tartalmaz egységes, minden szerződésre vonatkozó megőrzési időt. A gyakorlatban azonban a különböző szabályokból az következik, hogy a társasági jog minimum 5 évet, a VAT szempont alapján szintén 5 évet, a corporate tax szempontja alapján 7 évet mondhatunk. Ezek alapján a

“best practice” a legtöbb szakértő javaslatát vizsgálva az, hogy az üzleti szerződéseket legalább 7 évig őrizzük meg. Ez biztosítja a teljes adózási megfelelést és auditálhatóságot.

Free zone-ok esetén jellemzően nincs eltérés a szövetségi szabályoktól. Az Emirátusokban több mint 40 free zone működik, de az iratmegőrzés terén az alábbi általános kép rajzolódik ki, a legtöbb zóna a szövetségi minimumot követi, az önálló, eltérő retention-szabály ritka,

az adójogszabályok minden zónára egységesen vonatkoznak.

Egyes fejlettebb jogrendszerű zónák, például a Dubai International Financial Centre (DIFC) és az Abu Dhabi Global Market (ADGM), saját common law alapú szabályozással rendelkeznek, és bizonyos esetekben részletesebb könyvvezetési előírásokat, hosszabb vagy szigorúbb dokumentációs követelményeket írhatnak elő. Ugyanakkor még ezekben a zónákban is érvényesülnek a szövetségi adójogi megőrzési minimumok.

Egy UAE-ben működő vállalkozás számára az alábbi megőrzési politika tekinthető biztonságosnak:

– számviteli és üzleti iratok: legalább 7 év

– VAT-dokumentumok: legalább 5 év (ingatlan esetén 15 év)

– corporate tax alátámasztás: legalább 7 év

– szerződések: legalább 7 év

– tőkeeszköz-nyilvántartások: 10 év

Fontos továbbá, hogy az iratok elektronikusan is megőrizhetők, audit vagy hatósági eljárás esetén a megőrzési idő automatikusan meghosszabbodik az ügy lezárásáig,

Amit még érdemes ellenőrizni, hogy a free zone licence feltételek esetleges további adminisztratív kötelezettségeket tartalmazhatnak.

A cikk szerzője Zanyi András, a cegalapito.hu vezető tanácsadója.

Jelen cikk kizárólag általános tájékoztatási és ismeretterjesztő célt szolgál. Az itt közölt információk nem minősülnek jogi, adózási vagy üzleti tanácsadásnak, és nem helyettesítik a konkrét ügyre szabott szakértői véleményt. Bár törekedtünk az információk pontosságára és időszerűségére, a jogszabályok és hatósági gyakorlatok időről időre változhatnak, illetve egyedi körülmények eltérő megítélést eredményezhetnek. A cikk felhasználása előtt javasolt megfelelően képzett jogi vagy adótanácsadó szakemberrel egyeztetni. A szerzők és a közzétevő semmilyen felelősséget nem vállalnak a cikkben foglalt információk felhasználásából eredő közvetlen vagy közvetett károkért.